Privacyverklaring
Deze privacyverklaring verduidelijkt hoe wij persoonsgegevens verzamelen en waarvoor we die gebruiken. De verklaring is van toepassing op alle websites, applicaties, producten en diensten die Apotheia levert.
Verwerkingsverantwoordelijke
OZOS - Optimale Zorg door Optimale Samenwerking vzw, met maatschappelijke zetel te Hasselt, Ilgatlaan 5, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0408 819 366, en handelend onder de naam "Apotheia" (hierna: "Apotheia")
Vestiging Hasselt: Ilgatlaan 5, 3500 Hasselt | info@apotheia.be | gdpr@apotheia.be
Vestiging Leuven: Koning Leopold I-straat 24, 3000 Leuven | info@apotheia.be | gdpr@apotheia.be
Onze visie op privacy
Apotheia wil in alle opzichten een betrouwbare partner zijn. Een betrouwbare informatievoorziening waarbij de informatie wordt beschermd en de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens is gewaarborgd, is hier onlosmakelijk mee verbonden.
Niet alleen is de zorg voor informatieveiligheid van juridisch belang voor Apotheia en voor haar diensten, het getuigt ook van goede bedrijfsvoering en goed bestuur. Apotheia heeft passende administratieve, technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De gegevens worden beschermd door fysieke en technische toegangscontroles.
Beleidslijnen en procedures zijn van kracht voor een doeltreffende verwerking en bescherming van de gegevens. Personen die namens Apotheia toegang hebben tot jouw gegevens zijn gehouden tot geheimhouding. Apotheia legt prioriteit bij een continue bewustheid rond informatieveiligheid. Er worden regelmatig bewustheidscampagnes en informatiesessies georganiseerd voor de medewerkers.
Samenwerken, klantgericht en kwaliteitsvol werken en verantwoordelijkheid nemen zijn enkele kernwaarden die van de medewerkers van Apotheia worden verlangd.
Gegevensverzameling en -verwerking
Apotheia verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. ‘Verwerken’ is een heel breed begrip: het gaat om alles wat men kan doen met persoonsgegevens. Van verzamelen tot vernietiging, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen en uitwissen.
Apotheia verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend voor dit doeleinde waarvoor jij ons de gegevens specifiek verstrekte. Als je persoonsgegevens verder verwerkt zullen worden voor een ander doel dan dat waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld, bezorgt Apotheia jou voor die verdere verwerking de nodige informatie over dat doel.
| Wijze van verzamelen van gegevens | Verwerkingsdoeleinde | Welke gegevens worden verwerkt | Verwerkingsgrond |
|---|---|---|---|
| Klant / lid worden | Klanten- en ledenadministratie | Identificatiegegevens Opleiding en vorming Beroep en betrekking | Uitvoering van een overeenkomst |
| Afname van een product of dienst | Levering van product of uitvoering van een dienst (bv. groepsaankopen, consultancy rond Kwaliteitshandboek) | Identificatiegegevens | Uitvoering van een overeenkomst |
| Ondernemersloket | Administratie ondersteuning bij wijziging gegevens lid en/of gegevens apotheek | Identificatiegegevens Beroep en betrekking Rijksregisternummer Lidnummer Orde | Uitvoering van een overeenkomst |
| Lidmaatschap APB | APB-lidgeld betalen via Apotheia | Identificatiegegevens Beroep en betrekking | Uitvoering van een overeenkomst |
| Zoekertjes (vacatures, werkzoekenden, overnames) | Het plaatsen van vacatures, het zoeken naar werk (werkzoekenden), het plaatsen van een aanbod tot overname apotheek | Identificatiegegevens Persoonlijke bijzonderheden Opleiding en vorming Beroep en betrekking | Toestemming |
| Helpdesk | Beantwoorden van mails en telefoons van klanten / leden | Identificatiegegevens Financiële bijzonderheden | Uitvoering van een overeenkomst |
| Wachtdienst | Faciliteren van de verplichte wachtrol en publicatie ervan Administratie in het kader van Geowacht | Identificatiegegevens | Wettelijke verplichting (Wet 10/05/2015) Uitvoering van een overeenkomst |
| Facturen | Verwerken van facturen voor klanten- en leveranciersbeheer | Identificatiegegevens | Uitvoering van een overeenkomst |
| E-mailcommunicatie | Verzending van nieuwsbrieven en informatieve mails | E-mailadres | Toestemming |
| Inschrijving opleiding / evenement | Beheer van inschrijving, communicatie over opleiding / evenement | Identificatiegegevens | Toestemming Uitvoering van een overeenkomst |
| Leveranciers | Leveranciersadministratie | Identificatiegegevens | Uitvoering van een overeenkomst |
| Sollicitaties | Beoordeling van sollicitaties | Identificatiegegevens Opleiding en vorming Beroep en betrekking | Toestemming Uitvoering van een overeenkomst |
| Om onze diensten te verbeteren | Analyse van diensten, klanttevredenheid, verbeteren van producten / diensten | Gebruiksdata, feedback, klanttevredenheidsonderzoeken | Toestemming Gerechtvaardigd belang |
| Om nieuwe diensten te ontwikkelen | Ontwikkeling van nieuwe producten / diensten op basis van klantbehoeften | Gebruiksdata, feedback, klantfeedback | Toestemming Gerechtvaardigd belang |
| Bezoek van onze website | Websiteverbetering, gebruikersanalyse | Essentiële, functionele en analytische cookies - zie cookie policy | Toestemming |
Voor de specifieke dienstverlening van tariferingsdienst treden wij op als verwerker. In opdracht van onze klant verwerken wij bestanden met tarificatiegegevens. Deze verwerking is wettelijk vastgelegd in het KB van 15/6/2001.
Bewaartermijn
Apotheia stelt alles in het werk om jouw persoonsgegevens niet langer dan de wettelijke termijnen te bewaren. Als er geen specifieke wettelijke bewaartermijn van toepassing is, bewaren wij de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de verwerkingsdoelen waarvoor ze zijn verzameld.
Rechten van de betrokkenen
Als betrokkene heb je verschillende rechten waarop je je kan beroepen. Dat kan zijn: het recht op inzage van jouw persoonsgegevens, de rectificatie of de wissing van deze gegevens. Verder heb je het recht op beperking van de verwerking, het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking en het recht op gegevensoverdracht.
Heb je ons ergens je toestemming voor gegeven, dan kan je die altijd opnieuw intrekken, zonder dat dit evenwel afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan.
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond van die verwerking is het mogelijk dat er bepaalde voorwaarden of beperkingen gekoppeld zijn aan de uitoefening van de bovenvermelde rechten.
Toezichthoudende autoriteit
Als betrokkene heb je het recht om een klant in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijziging privacyverklaring
Apotheia kan deze privacyverklaring te allen tijde wijzingen. Apotheia raadt je daarom aan om van tijd tot tijd deze privacyverklaring opnieuw te raadplegen zodat je bekend bent met eventuele wijzigingen.
Versie: Versie 1.0
Laatste update: 01/01/2025