Apotheia | Externe audit

Externe audit

Net zoals de zelfevaluatie is een externe audit bedoeld om de kwaliteit in de apotheek te bewaken, verbeterpunten vast te stellen en een termijn hiervoor vast te leggen. Dat gebeurt aan de hand van een externe analyse door een erkend auditeur, een collega-apotheker die hiervoor werd opgeleid.

Een externe audit is geen inspectie: de auditeur brengt de mogelijkheden tot kwaliteitsverbetering in kaart om zo jouw organisatie én dienstverlening te verbeteren.

De houder van de uitbatingsvergunning is verantwoordelijk om een externe audit van de apotheek te organiseren en te laten uitvoeren door een auditeur.

Hoe vind ik een auditeur?

Als vergunninghouder van de apotheek contacteer je een externe auditeur naar keuze om een audit vast leggen. Je bespreekt met de auditeur een prijs voor zijn bezoek. De auditeurs zijn erkende, gecertificeerde collega-apothekers die een initiële en permanente vorming tot auditeur hebben gevolgd.

Klik hier om de lijst van de Nederlandstalige erkende auditeurs te raadplegen.

De auditeur mag geen belangenconflict hebben met de geauditeerde apotheek. Gedefinieerde belangenconflicten zijn:

Familiaal: gehuwd, feitelijk/wettelijk samenwonend, bloed-/aanverwant tot 2e graad met houder uitbatingsvergunning, apotheker titularis of andere leden apotheek-team
Commercieel: werknemer laatste 2 jaar, zelfstandige vervanger, bestuurder/aandeelhouder apotheek of apotheek die toebehoort aan houder van de uitbatingsvergunning

Tegen wanneer moet ik een audit laten uitvoeren?

Vanaf de inwerkingtreding van het besluit heeft de vergunninghouder vijf jaar de tijd om een eerste externe audit conform met het Koninklijk Besluit Autocontrole uit te voeren. Dat betekent dat je een externe audit moet laten uitvoeren in jouw apotheek vóór 1 oktober 2028.

Daarna moet er elke 4 jaar een nieuwe audit worden aangevraagd.

Belangrijk

Hoewel er nog een paar jaar tijd is om een audit te laten uitvoeren, wordt het plannen ervan steeds lastiger naarmate de tijd vordert. Er zijn niet voldoende auditeurs om op het laatste ogenblik nog massa apotheken te auditeren. Wacht dus niet te lang om een externe audit vast te leggen.

Hoe verloopt een externe audit?

Tijdens zijn bezoek zal de auditeur op een gestructureerde manier in gesprek gaan met de apotheker-titularis. Hij zal eerst kennismaken met het apotheekteam en daarna een checklist van 20 punten overlopen. De audit neemt zo'n 4 uur tijd in beslag.

Die 20 punten behandelen 3 grote thema's: logistiek, farmaceutische zorg en interne & externe communicatie. Ze vormen de minimumnorm om kwaliteit te verzekeren in de apotheek.

20 belangrijke punten in je kwaliteitsbeleid

1. Lijsten van verplichte geneesmiddelen, medische hulpmiddelen en van verplichte materialen

2. Systeem voor opvolging van bestellingen voor patiënten (continuïteit van de zorg)

3. Stockbeheer

4. Opvolging van vervaldatums (geneesmiddelen, bereidingen, grondstoffen, ...)

5. Bereidingszone, protocollen, verpakkingen, etikettering, controle van bereidingen

6. Controle weegschaal en koelkast

7. Onderhoud en conformiteit aerosoltoestellen in verhuur

8. Aanduiding en updaten van publieksprijzen in publieksruimte

9. Registreren OTC en gezondheidsproducten in het (gedeeld) patiëntendossier

10. Basis farmaceutische zorg: bevraging (validatie-WHAM), posologie en innamemoment, eerste uitgifte informatie

11. Vertrouwelijkheidshoekje - GGG

12. Huisapotheker & medicatieschema's aanmaken en updaten

13. Beschikbare en gebruikte bronnen (denk aan: TMF, PhiL, Lareb, pletmedicatie...)

14. Afhandeling van klachten

15. Farmacovigilantie (RMA, melding ongewenste effecten "gele fiche")

16. Personeel: organigram, functiebeschrijvingen, teamoverleg, continue navorming, zelfevaluatie

17. Multidisciplinaire communicatie, samenwerking, contacten (bv. met artsen en verpleegkundigen)

18. Informatie apotheek en wachtdienst (externe communicatie)

19. Website en sociale media

20. GDPR & beveiliging van gegevens

Per punt staat een ideale situatie beschreven in de checklist. Tijdens de audit maakt de auditeur een inschatting van de situatie in jouw apotheek en kent hij een groene, oranje of rode score toe. Jouw score dient enkel om verbeterpunten te identificeren en om een actieplan te kunnen opstellen.

Na de audit stelt de auditeur een auditrapport op. Bewaar het rapport minstens 5 jaar in het Kwaliteitshandboek van je apotheek.

Het rapport is vertrouwelijk: de inspectie heeft op voorhand geen toegang tot de resultaten. Tijdens een inspectiebezoek kan de inspecteur wel vragen om het rapport in te kijken. Als de externe audit niet tijdig werd uitgevoerd, kan de inspectie bovendien ook een sanctie opleggen.

Als apotheker-titularis leg je een termijn vast voor de verbeterpunten en moet je een beschrijving toevoegen aan het auditrapport van de verbeteringen die je hebt geïmplementeerd tegen de eerstvolgende audit.

Wil je meer weten over de externe audit?

Contacteer onze helpdesk voor extra toelichting.

Terug naar het dossier over Kwaliteit in de apotheek ›

Terug naar het overzicht van onze themadossiers ›