1.   Je schrijft je in via het inschrijvingsformulier en bestelt het nodige aantal kartonnen dozen die speciaal voor deze groepsinzamelactie worden aangeboden. De inschrijvingsdeadline voor het voorjaar is 29 april; alle inschrijvingen die we nadien ontvangen, worden ingepland in de najaarscampagne. 

De kartonnen dozen zijn vergelijkbaar met de dozen voor geneesmiddelen die de patiënt in de apotheek terugbrengt, maar hebben een blauwe binnenzak. Eén doos heeft een inhoud van 50L met een max. gewicht van 10 kg. 

2.   De bestelde dozen worden in de apotheek geleverd door Bpost tussen 12 en 16 mei als je deelneemt aan de actie in het voorjaar. 

3.   Maak een inventarislijst aan van de onverkochte vervallen producten die je wenst te laten vernietigen. 

Vooraleer de ophaling gebeurt, maak je een inventarislijst van de vervallen onverkochte producten op. Dat mag een print-out zijn van je softwaresysteem of een digitaal ingevulde lijst die je terugvindt in het MyQualityAssistant (Hoofdstuk "Producten logistiek" - Bijlage "Lijst vervallen producten"). 

Je hoeft de inventarislijst niet op te sturen naar Apotheia of Veolia. Hou de inventarislijst bij en voeg die nadien toe aan het vernietigingsattest. 

De inventarislijst moet minstens de volgende gegevens vermelden:

›   Naam en contactgegevens apotheek 

›   Naam van het product - aantal stuks - aankoopprijs product 

›   Onderaan: som van het aantal verpakkingen en de totaalwaarde van de producten 

›   Stempel van de apotheek, datum, handtekening titularis 

Om het dossier zo sluitend mogelijk te maken voor eventuele toekomstige controles, raden we sterk aan om foto’s te nemen van:

›   De (dure) producten die je laat vernietigen (foto van de geopende verpakking zodat de inhoud ervan goed zichtbaar is)

›   De doos/dozen met blauwe binnenzak voordat die verzegeld is, waarin de producten die je laat vernietigen zichtbaar zijn.

4.   Je verzamelt de vervallen producten in de bestelde kartonnen dozen en sluit ze hermetisch af wanneer ze gevuld zijn. Neem eerst een foto alvorens de doos te sluiten. De dozen moeten op een goed bereikbare laadplaats klaar staan. 

5.   Op de buitenkant van elke doos vermeld je volgende gegevens: 

›   Naam apotheek, APB-nummer en adres van de apotheek 

›   Telefoonnummer 

›   Naam van de apotheker-titularis 

6.   De ophaling van de volle dozen gebeurt in het voorjaar tussen 1 en 16 juni en in het najaar tussen 17 november en 15 december. Veolia geeft op voorhand geen concrete dag door waarop de ophaling plaatsvindt; zorg dus dat alles klaar staat tegen 1 juni of 17 november. De chauffeur neemt in dezelfde rit zowel bovenvermelde dozen mee als de gevulde vaten met vervallen grondstoffen en de dozen met risicovol medisch afval (als je ook aan die andere groepsophalingen deelneemt). 

7.   Nadat de producten werden vernietigd, ontvang je per post een vernietigingscertificaat. 

Om je dossier te vervolledigen, voeg je je inventarislijst toe, voorzien van datum, handtekening en de foto's van de producten en dozen. Je voegt er ook een "verklaring op eer" aan toe. Het vernietigingsattest + de inventarislijst + de foto's + de verklaring op eer vormen een volledig dossier om je boekhouding en voorraadadministratie in orde te brengen en geldt als bewijs van vernietiging bij een eventuele controle.